Quittungen sind ärgerlich, können sowohl physisch als auch digital schwierig zu speichern sein, und Sie wissen wahrscheinlich nie, was Sie aufbewahren sollen, oder erinnern sich nicht, wo sie sich befinden, wenn Sie sie aufbewahrt haben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie den einen Beleg, den Sie tatsächlich benötigen, nicht finden können. Dies ist einer der vielen Gründe, warum Sie Ihre Belege organisieren und aufräumen sollten .
Ich bewahre die Quittungen für alltägliche persönliche Einkäufe nicht auf. Wenn Sie das Budget verfolgen, möchten Sie es vielleicht behalten, um den Überblick zu behalten. Oder Sie möchten eine Quittung aufbewahren, wenn Sie etwas zurückgeben möchten (obwohl die meisten Geschäfte inzwischen auch Kaufbelege haben). Setzen Sie sich eine Frist, wenn Sie denken, dass Sie etwas zurückgeben könnten. Ich lasse mir gerne eine Woche Zeit, um zu entscheiden, ob ich einen Kauf behalten möchte oder nicht. Manchmal vergessen wir, Dinge zurückzugeben, was zu unserem Durcheinander beiträgt. Selbst wenn das Geschäft eine Rückgaberichtlinie von 90 Tagen hat, sollten Sie sich diese einwöchige Frist einräumen.
Im Allgemeinen bewahre ich die Quittung für wertvolle oder teure Gegenstände wie große Elektronik oder Schmuck aus Versicherungsgründen auf.
Es ist eine gute Idee, einige Belege für Ihre persönliche Steuererklärung aufzubewahren, unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen haben oder nicht. Verschiedene Steuergesetze bestimmen, was Sie Ihrer persönlichen Steuererklärung hinzufügen können. zum Beispiel Krankenversicherung, Reisen und alles, was Sie für Ihren Job kaufen mussten, könnten abgezogen werden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, da dieser Ihnen sagen kann, was Sie für Ihre persönliche Steuererklärung aufbewahren sollten. Wenn Sie ein Unternehmen haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie alle Belege für Ihr Unternehmen aufbewahren müssen, von Restaurantrechnungen über Lieferungen bis hin zu Werbung. Sie müssen sie aufbewahren, um Käufe abschreiben zu können, was für Unternehmen wichtig ist.
Starten Sie ab heute ein System. Ich habe ein System, das berufliche, private und kurzfristige Einkäufe kategorisiert (für alles, was ich zurückgeben könnte, was ich nur eine Woche in meiner Brieftasche behalte). Bei der Arbeit bewahre ich alle meine Quittungen für geschäftliche Ausgaben auf, und unter persönlich behalte ich alles, was für Versicherungszwecke von Wert ist.
Wenn Sie Ihr System haben, bleiben Sie dabei. Wenn Sie die Quittungen in Angriff nehmen möchten, bevor Sie dieses System starten, schnitzen Sie 15 Minuten am Tag mit Hilfe eines Zeitwürfels (von meiner Website gekauft ) aus, bis Sie aufgeholt sind. Wenn ich ehrlich bin, wird dies eine schmerzhafte Aufgabe und wird Sie motivieren, sich nie wieder die Quittungen stapeln zu lassen.
Seien Sie nicht nervös, Quittungen loszuwerden. Normalerweise braucht man sie nicht und viele Händler speichern sie elektronisch. Das Wichtigste ist, ein System einzurichten und auch in Zukunft daran festzuhalten. Wenn Sie einen Beleg finden, der in keine Ihrer Kategorien passt, müssen Sie ihn wahrscheinlich nicht aufbewahren.
Sie können altmodisch gehen und Behälter und Umschläge erstellen und sich jahrelang mit Ihrem Quittungskram herumschlagen, oder Sie können einfach digital werden.
Sie ahnen es: Ich empfehle die digitale Belegaufbewahrung. Eigentlich sage ich, es ist ein Muss, denn wenn Sie sich heutzutage für die Methode der alten Schule entscheiden und tatsächlich eine der Quittungen verwenden / finden müssen, garantiere ich eines von zwei Dingen: Sie werden sie entweder nicht finden oder Wenn Sie dies tun, wird es so verblasst, dass Sie es nicht lesen können.
Holen Sie sich eine App und gehen Sie digital. Vermeiden Sie das Scannen von Belegen, da dies Stunden dauern kann. Verwenden Sie stattdessen Ihr Telefon, um ein Bild aus der App zu machen, damit es automatisch in die Software hochgeladen und in der Cloud gespeichert wird. Ich nutze die NEAT App, die sich dann weiter mit meiner Buchhaltungssoftware verbindet. Wenn Sie die Google Quittungs-App verwenden, haben Sie unzählige Möglichkeiten. Sobald Sie eine App gefunden haben, müssen Sie ein System erstellen und die Belege regelmäßig entrümpeln.
Die folgende Abbildung zeigt, wie ich meine Quittung scanne und was sie dann in die App überführt. Die Informationen werden automatisch ausgefüllt. Sie können die Informationen sogar gegen eine geringe Gebühr von Menschen überprüfen lassen. Die nahe gelegene Seitenleiste listet meine bevorzugten Quittungs-Apps auf.
Bild mit freundlicher Genehmigung von Jane Stoller
Das Scannen von Belegen in eine App ist super einfach.
Gewöhnen Sie sich an, das Foto mit der App aufzunehmen und die Fotos dann wöchentlich in die Ordner zu verschieben, die Sie für Ihr System erstellt haben. Bekennen Sie sich zu diesem System und planen Sie für diesen Schritt eine wöchentliche Zeit in Ihrem Kalender ein. Wenn Sie dann Ihre jährlichen Steuern erledigen, können Sie sie schnell nach Monat, Jahr usw. löschen, und sie werden sich nie aufbauen.
Die meisten Apps speichern die Quittungen in der Cloud, sodass die physische Kopie nicht aufbewahrt werden muss. Wenn Sie sich sicherer fühlen, eine Kopie auf Ihrer Festplatte zu behalten, ist das auch eine Option, aber ich vertraue der Cloud.
Es gibt unzählige Möglichkeiten, Quittungen zu verfolgen. Hier teile ich meine Top 3 aus meiner Nutzung und meinen Tests mit ihnen:
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